Asiento 04
Registro de descartes: método para medir lo que un comercio pierde antes de vender
Publicado el . Revisado el . Edición: SERGIO ANDRES JIMENEZ JULIO.
En un comercio de rotación rápida, el producto que se descarta rara vez aparece en algún papel. Se retira del estante, se aparta en una caja y el conteo, si existe, queda en la memoria de quien lo hizo. El resultado es que el dueño sabe que pierde producto todas las semanas, pero no puede decir cuánto, de qué artículos ni por qué motivo.
Este artículo describe un método de registro manual que puede llevarse en un cuaderno o en una hoja de cálculo. Su propósito es medir: convertir el descarte en un dato ordenado por fecha, producto y causa. No propone metas ni anticipa resultados; lo que cada comercio haga con la información depende de su situación y de la orientación profesional que reciba.
04.1
Qué se considera descarte
Para este método, descarte es toda unidad que ingresó al comercio para ser vendida y salió del inventario sin haberse vendido. La definición incluye el producto vencido, el dañado, el devuelto que no vuelve a exhibirse y el que llegó por error y no tiene salida. No incluye el consumo del personal ni las muestras entregadas de forma deliberada, que conviene anotar en una línea aparte para que no se mezclen con el descarte.
La unidad de medida debe ser la misma en todo el registro. Si un producto se compra por cajas y se vende por piezas, el registro se lleva en piezas. Cambiar de unidad a mitad de mes obliga a convertir todo al final y es una fuente habitual de errores.
04.2
Las cuatro causas del registro
Cada unidad descartada se asigna a una sola causa. Cuando dos parecen aplicar, se elige la que ocurrió primero y se deja una nota breve que explique la elección.
Vencimiento
La unidad alcanzó su fecha límite antes de venderse. Se anota la fecha de retiro y, si se conoce, la fecha en que llegó el lote al comercio.
Rotura
El producto o su envase sufrió un daño durante la descarga, el almacenamiento, la reposición o la atención. Conviene anotar en qué momento ocurrió, porque ese dato orienta la revisión posterior.
Devolución
La unidad fue retirada después de exhibirse, ya sea porque un cliente la devolvió o porque el propio comercio la apartó. Se registra aunque el proveedor haya aceptado recibirla, para no perder de vista el volumen que sale del estante.
Error de pedido
Llegó una cantidad, una variedad o una presentación distinta de la que se necesitaba y no tuvo salida. Esta causa separa los problemas de compra de los problemas de exhibición.
04.3
Estructura de la hoja de registro
La hoja tiene una fila por evento de descarte y seis columnas: fecha, producto, lote o fecha de llegada, cantidad en unidades, causa y una nota de una línea. Una fila por evento, y no por unidad, mantiene el registro manejable: si el jueves se retiraron seis unidades vencidas del mismo producto, basta una fila con la cantidad seis.
Al cierre de cada día se suma la columna de cantidad por causa. Al cierre de la semana esos subtotales pasan a un resumen, y al cierre del mes se agregan las semanas. La Figura 2 muestra el desglose de un día hipotético con once unidades descartadas: seis por vencimiento, dos por rotura, una por devolución y dos por error de pedido.
El registro debe llevarlo siempre la misma persona o, si son varias, con las mismas reglas escritas en la primera página del cuaderno. Las diferencias de criterio entre quienes anotan suelen aparecer en el resumen como variaciones del descarte que en realidad no existieron.
04.4
Seis variables de control
El resumen del período se organiza en seis variables que relacionan el descarte con el lote recibido. La Tabla 1 las presenta con un ejemplo hipotético: un lote de 200 unidades de un mismo producto a lo largo de una semana. Las cifras no representan un comercio real ni un resultado esperable; solo ilustran cómo se calculan los porcentajes.
| Variable | Qué registra | Unidades | % del lote |
|---|---|---|---|
| 1. Recibidas | Cantidad ingresada según el conteo de llegada | 200 | 100,0 |
| 2. Vendidas | Salidas registradas como venta en el período | 148 | 74,0 |
| 3. Descarte por vencimiento | Unidades retiradas al alcanzar su fecha límite | 22 | 11,0 |
| 4. Descarte por rotura | Unidades dañadas en cualquier etapa | 9 | 4,5 |
| 5. Descarte por devolución | Unidades retiradas después de exhibirse | 5 | 2,5 |
| 6. Descarte por error de pedido | Unidades recibidas que no correspondían | 8 | 4,0 |
| Existencia al cierre | Control de cuadre: recibidas menos vendidas y descartadas | 8 | 4,0 |
El porcentaje se obtiene dividiendo las unidades de cada variable entre las recibidas y multiplicando por cien. En el ejemplo, las cuatro causas suman 44 unidades, el 22,0 % del lote, y las 8 que siguen en el estante al cierre completan el cuadre. Si vendidas, descartadas y existentes no suman las recibidas, hay unidades sin registrar y conviene revisar el período antes de sacar conclusiones. La fila marcada corresponde a la causa observada en la Figura 2.
04.5
Buenas prácticas del registro
Estas prácticas no garantizan ningún resultado; su función es que el registro sea completo y comparable entre períodos.
- Anotar el descarte el mismo día en que se retira el producto, antes de que la unidad salga del local.
- Usar una sola unidad de medida por producto durante todo el período.
- Asignar una única causa a cada evento y dejar una nota cuando la elección no sea evidente.
- Guardar el cuaderno o el archivo en un lugar fijo y conservar los meses anteriores para compararlos.
- Comprobar cada semana que vendidas, descartadas y existentes sumen las unidades recibidas.
- Escribir junto al resumen mensual cualquier decisión tomada a partir de él y el motivo que la sustenta.
- Consultar con un contador público colegiado cómo documentar las mermas para fines contables y tributarios.
04.6
Limitaciones del método
El registro manual depende de la constancia de quien lo lleva. Un día sin anotar o un evento olvidado no se recupera después, y un mes con vacíos no es comparable con uno completo. El método tampoco resuelve por sí solo las causas que se superponen: una unidad dañada que además estaba cerca de su fecha queda asignada a una sola causa, lo que simplifica la lectura a costa de cierta precisión.
Los porcentajes del lote describen lo ocurrido en un período, pero no explican por qué ocurrió ni anticipan lo que pasará en el siguiente. Las temporadas, los cambios de presentación y las variaciones en los días de atención alteran la comparación entre meses. Por eso el resumen debe leerse junto con las notas y no como un indicador aislado.
Por último, el método mide unidades y no importes. Llevar el descarte a un valor monetario exige criterios de costo y de registro contable que exceden el propósito de este portal y que deben definirse con un contador público o un profesional habilitado. El manejo, el almacenamiento y la disposición del producto vencido se rigen por la normativa sanitaria vigente en el Perú y deben consultarse con la autoridad sanitaria competente.